Wieso Sie als Erstes die Rahmenbedingungen Ihrer Präsentation klären sollten

Einfach mal loslegen

"Können Sie nächste Woche die Ergebnisse dieses Projektes vor unseren Verkaufsleitern präsentieren?"

Gehören Sie zu den Personen, die jetzt direkt mit der Erstellung der Präsentation loslegen würden? Sie kopieren schnell einige Übersichten aus den letzten Teammeetings zusammen und haben in Überschallgeschwindigkeit Ihre fertige Präsentation?

Oder sind Sie eher der Typ Mensch, der jetzt direkt anfängt, in mühevoller Kleinarbeit detaillierte Folien zu erstellen und Texte hineinzuschreiben?

Wenn Sie in einem der beiden Fälle "JA" sagen konnten, lesen Sie unbedingt weiter. Wenn nicht, dann lesen Sie bitte auch weiter. Sicherlich kann Ihnen der ein oder andere Tipp helfen, dass Sie sich das "Präsentations-Leben" erleichtern.

Ist schnell wirklich "schnell"?

Ich kann verstehen, dass man das schnell vom Tisch haben möchte. Aber: "schnell loslegen" ist nicht wirklich auch "schnell fertig werden".

Aus eigener Erfahrung kann ich Ihnen sagen: Sie werden so manche Arbeiten leider doppelt machen und haben im Nachhinein sogar mehr Arbeit.

Folien anpassen, von 50 Stück auf 30 reduzieren, Texte kürzen, Abbildungen doch anders gestalten - eine Änderung folgt der nächsten.

Ersparen Sie sich das und überlegen Sie vorher, was Sie präsentieren möchten.

Wie? Indem Sie, bevor Sie beginnen, zunächst die Rahmenbedingungen Ihrer Präsentation klären. 

Ich zeige Ihnen hier einen Ablauf, der sich für mich im Laufe der Jahre bewährt hat.

Die Rahmenbedingungen der Präsentation klären

1. Was ist das Ziel meiner Präsentation?

Das ist die Basis Ihrer noch folgenden Entscheidungen: "Was will ich mit meiner Präsentation erreichen?".

Halte ich einen informativen Vortrag, zeige ich eine Ergebnisdokumentation oder eine Entscheidungsvorlage? Inhalt und Informationsgehalt Ihrer Präsentation sind aufgrund der Intention Ihrer Präsentation in allen Fällen unterschiedlich.

• Informative Präsentation: Hier geht es darum, Wissen zu vermitteln oder einen Überblick über ein Thema zu geben. Sie informieren, ohne eine unmittelbare Entscheidung zu fordern. Fokus: Wissenserweiterung.

• Entscheidungsvorlage: Sie möchten Ihrem Publikum eine fundierte Entscheidungsgrundlage bieten, oft mit Handlungsempfehlungen. Ziel ist es, eine klare Entscheidung zu ermöglichen. Fokus: Handlungsaufforderung.

• Ergebnisdokumentation: In dieser Präsentation stellen Sie die Ergebnisse eines Projekts oder einer Untersuchung dar. Sie möchten Ihr Publikum über die erreichten Resultate und den Verlauf zu informieren. Fokus: Darstellung von Resultaten.

 
2. Wer sind meine Zuhörer?

Halte ich meine Präsentation vor Kollegen, Vorgesetzten, Kunden? Ist es ein Fachpublikum oder eher ein Laienpublikum?
Dies entscheidet darüber, welche Fachbegriffe, Abkürzungen und Inhalte ich als bekannt voraussetzen kann. Und darüber, welche Art von Informationen ich präsentiere. Vertrauliche Unternehmenskennzahlen könnten Sie vor Vorgesetzten und teilweise vor Kollegen präsentieren, aber nicht vor Kunden. Werbung für Ihre Produkte, würde Ihre Kunden ansprechen, aber sicherlich nicht Ihre Kollegen.

 
3. Was wollen meine Zuhörer?
 
Dies hängt von dem Ziel Ihrer Präsentation ab. Sind Ihre Zuhörer an Details interessiert, erwarten diese tiefgehende Informationen, wollen sie eine Entscheidung treffen, werden sicherlich ausgearbeitete Handlungsempfehlungen, Ergebnisse, Kennzahlen und Fakten erwartet. Möchten Ihre Zuhörer ihr Wissen erweitern, wie z.B. in Trainings oder Schulungen, erwarten sie verständliche Erklärungen in einer einfachen Sprache und wahrscheinlich anschauliche Beispiele und/oder Übungen.

4. Wie viel Zeit habe ich?
 
Was immer gerne bei der Planung vernachlässigt wird, ist die Zeitplanung. Haben Sie 20 Minuten Zeit für Ihren Vortrag, können Sie in der Regel nicht 50 Folien zeigen (einzige Ausnahme: die Morphenfunktion in PowerPoint).

Eine Faustregel ist: 2 Minuten pro Folie. Das wären bei 20 Minuten rund 10 Folien (+Deckblatt).

Ihr Hauptteil sollte etwa 80% der Zeit einnehmen, die Einleitung und der Schluss jeweils rund 10%. Planen Sie noch einen Zeitpuffer für Diskussionen und Fragen ein. Je nach Thema kann dies 10 bis 20% Ihrer Zeit einnehmen.

Rein mathematisch wäre dies bei einem Zeitraum von 20 Minuten:

Diskussionsanteil ca. 2 Minuten, bleiben also noch 18 Minuten für den Vortrag. Rechnen wir 2 Minuten für die Einleitung und 2 Minuten für den Schluss ab, bleiben noch 14 bis 15 Minuten für den Hauptteil übrig.

Wie Sie sehen: 20 Minuten Präsentation bedeutet nicht, dass Sie 20 Minuten lang Folien zeigen können (und auch nicht sollten).

 
5. Welche Sprache?
 
Auch das Thema Sprache ist ein oft und gerne vernachlässigter Punkt bei der Vorbereitung einer Präsentation. Aber er ist sehr wichtig. Wenn Sie erst mal eine Präsentation auf Deutsch erstellt haben und DANACH erfahren, dass Sie sie auf Englisch halten sollen, wissen Sie, warum dieser Punkt auf meiner Liste steht.

Aber Sprache bezieht sich hier nicht nur auf die Fremdsprache, sondern auch darum, welche Sprache meine Zielgruppe spricht. Rede ich vor Führungskräften oder Wissenschaftlern ist der Ton formeller und sachlicher als z.B. vor lockeren, kreativen Teams.

Stellen Sie sich die Frage "Welche Sprache spricht meine Zielgruppe?"

 
6. Was sind meine Themen? 

Ein kleines Beispiel: sind Ihre Themen "Alternative Energien", "Bevölkerungsentwicklung", "Branchenanalysen" o.ä. können Sie natürlich nicht ALLES über Ihr Thema erzählen. Machen Sie sich eine Liste, worüber Sie GENAU reden wollen. Grenzen Sie Ihr Thema ein und fokussieren Sie sich schon frühzeitig. Gerade dieser Punkt kann Ihnen sehr viel Arbeit ersparen.
 
7. In welcher Reihenfolge?
 
Nach der Festlegung Ihrer Themen, entscheiden Sie im nächsten Schritt, in welcher Reihenfolge Sie welche Themen zeigen wollen (1., 2., 3. ...).

• Die klassische Variante geht vom Allgemeinen zum Speziellen (erst das große Ganze, dann das Detail). Dies wird meistens in Schulungen und Trainings verwendet.

• Im Business bietet sich die pyramidale Struktur an: das Wichtige zuerst. Die Zeit ist knapp und man will (und sollte schnell auf den Punkt kommen). Das ist ideal für Entscheidungsvorlagen oder Management-Präsentationen.

• Immer häufiger Anwendung findet der Storytelling-Ansatz (Problem-Lösung-Struktur). Diese unterhaltsame und kreative Methode eignet sich sehr gut für inspirierende, verkaufs- oder innovationsorientierte Präsentationen.
• Kombinationen sind ebenfalls möglich.
   

8. Was will ich konkret sagen?
 
Sie haben nun Ihre Themen festgelegt und entschieden, in welcher Reihenfolge Sie vorgehen möchten. Würden Sie zu Ihren ausgewählten Themen alles erzählen, würde dies den Zeitrahmen sprengen. Nun treffen Sie die Entscheidung, welche Schwerpunkte Sie INNERHALB Ihres Themas setzen wollen. Diese hängen wieder stark von Ihrem Ziel und Ihren Zuhörern ab.

Mit diesen acht Punkten können Sie Ihre Rahmenbedingungen klären. Dadurch wird es Ihnen leichter fallen, in einem nächsten Schritt Ihrer Präsentation eine Struktur und einen roten Faden zu geben.

Nehmen Sie ein leeres Blatt Papier und einen Stift und probiere Sie es bei Ihrer nächsten Präsentation aus!

Sie hätten gerne professionelle Unterstützung bei der Vorbereitung und Planung Ihrer Präsentation?

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Ihre professionelle Präsentation ist Ihre Visitenkarte - und mein Job.

Präsentationsberatung & Präsentationstraining

Dr. Tanja Zeitz