Wieso „Kommunikations-Quick-Wins“?

Manchmal können kleine Veränderungen viel bewirken. Wer wünscht sich das nicht? Bessere Kommunikation durch effiziente Meetings und überzeugende Präsentationen? Einen stärkeren  Teamzusammenhalt und eine verbesserte Zusammenarbeit?

Genau hier setzen die sogenannte Quick-Wins an, die ich Ihnen im Folgenden vorstelle.

Quick-Wins, das sind schnelle („quick“) Erfolge („wins“), die sofort umsetzbar sind und mit denen Sie in kurzer Zeit viel erreichen können. Ihr Vorteil: Der Aufwand ist gering, die Effekte sind groß.

Kommunikation im Team

Ihre Mitarbeiter arbeiten in einem Team. Dabei treffen zwangsläufig unterschiedliche Menschen mit verschiedenen Meinungen, Ansichten, Arbeitsweisen und Erfahrungen aufeinander. Doch einfach nur eine Gruppe zusammenzustellen und sie ein Team zu nennen, macht sie noch lange nicht erfolgreich.

Was wir im Privaten beherzigen, muss auch im beruflichen Umfeld beherzigt werden: Reden hilft!

Um erfolgreich im Team arbeiten zu können, ist eine erfolgreiche Kommunikation eine notwendige Voraussetzung. Dies funktioniert jedoch weder automatisch noch von alleine.

Hierbei können Ihnen 5 Kommunikations-Quick-Wins helfen, die ich Ihnen im Folgenden vorstelle.

Diese Quick-Wins können Sie einfach, kurzfristig und ohne große Kosten umsetzen. Ein weiterer Vorteil: wenn Sie merken, dass sie in Ihrem Fall nicht helfen, können Sie sie auch schnell wieder rückgängig machen.

Quick-Win 1: „Statusmeetings“

Transparenz ist wichtig! Der gegenwärtige Arbeitsstand und aktuelle Planungen sollten immer allen Teammitgliedern bekannt sein bzw. auf Nachfrage kommuniziert werden können. Diese Transparenz erreichen Sie, indem Sie Ihr Team regelmäßig kurz zum Status ihrer Themen berichten lassen.

Dazu zählen

• was bisher erreicht wurde,
• was als nächstes erledigt wird
• und was ggf. im Wege steht.

Dadurch erhält jedes Teammitglied schnell einen Überblick. Aufgaben und Punkte, die sich aus diesen Meetings ergeben, sollten im Nachgang angegangen werden. Hier am besten schon direkt im Meeting die Verantwortlichkeiten zuordnen. Oft fallen diese Themen sonst schnell unter den Tisch.

Tiefer gehende 1:1 Gespräche oder Einzeldiskussionen sollten in Extraterminen im entsprechenden kleinen Kreis bearbeitet werden, da sie sonst den Zeitrahmen sprengen werden und Ihnen das kurze Statusmeeting aus dem Ruder laufen wird. 

Diese Statusmeetings können täglich, wöchentlich, monatlich angesetzt werden. Der zeitliche Abstand dieser Regelmeetings ist davon abhängig, wie viel inhaltlich tatsächlich berichtet werden kann und soll.

In einem schnelllebigen Business kann jeden Morgen ein kurzer 5-Minuten-Überblick für das Team sehr hilfreich sein. In Abhängigkeit von den Themen können auch Kombinationen sinnvoll sein (z.B. an jedem Morgen ein kurzes 5-Minuten-Meeting und an jedem Mittwoch ein ausführlicheres 25-Minuten-Meeting).

Statusmeetings sollten zur Routine werden!

Damit sich Ihr Team daran gewöhnt, ist eine Verbindlichkeit von großer Bedeutung.

• Setzen Sie feste Tage, Uhrzeiten und die Dauer fest.
• Vermeiden Sie Änderungen und Absagen dieser Meetings, soweit dies nicht unbedingt notwendig sind.
• Auch während Urlaubsabwesenheiten können diese Meetings stattfinden, dann in kleinerer Runde mit den Teammitgliedern, die nicht im Urlaub sind.
• Schaffen Sie dadurch Regelmäßigkeit!   

Für diese Statusmeetings benötigen Sie keine große Vorbereitung. Sie können diese Meetings kurz verbal in Stand-up-Form durchführen. Probieren Sie hier doch zum Beispiel mal ein Kanban Board aus, mit dem die verschiedenen Aufgaben schnell und einfach visualisiert werden können.

Transparente Arbeitsprozesse mit dem Kanban Board:

Ursprünglich stammt das Kanban Board aus der Produktionssteuerung des japanischen Autoherstellers Toyota. Der Begriff „Kanban“ stammt somit aus dem Japanischen und bedeutet Karte, Tafel oder Beleg.

Spalten (von links nach rechts) zeigen den jeweiligen Arbeitsstand an: To Do (die Bearbeitung steht noch an), in Progress (in Bearbeitung), Done (erledigte Aufgaben). Kanban-Karten helfen, den Fluss der Arbeit zu visualisieren, indem sie je nach Arbeitsstand von links nach rechts in die entsprechenden Spalten verschoben werden.

TRELLO für digitale Meetings:

Für digitale Meetings gibt es auch digitale Tools, in denen Sie mit einen Kanban Board arbeiten können. Ein Beispiel ist Trello.

Hier wird mit der Spaltenlogik des Kanban Boards  gearbeitet (To Do, in Bearbeitung, Erledigt). Aufgabenpakete und Themen können einfach verschoben, priorisiert, und auch einzelnen Teammitgliedern zugeordnet werden.

Mehrere Teammitglieder können gleichzeitig an einem Board arbeiten und trotzdem bleibt es durch die unterschiedlichen Listen übersichtlich. Für jedes Teammitglied ist somit jederzeit nachvollziehbar, wer wann was macht und wie der aktuelle Stand der Themen ist. Trello kann im Browser, auf iOS- und  Android-Geräten verwendet werden.

Quick-Win 2: „Maximal 25-Minuten-Meetings“

Niemand soll von seiner Arbeit abgehalten werden, wenn es nicht notwendig ist. Reduzieren Sie die Dauer Ihrer Statusmeetings auf maximal   25 Minuten. Probieren Sie es aus!

Dies hat den Vorteil, dass alle Teilnehmer schnell zum Punkt kommen müssen. Ist ein Meeting für 60 Minuten angesetzt, werden auch 60 Minuten gefüllt. Ich kenne kaum ein Meeting, welches schon vorzeitig nach der halben Zeit beendet wurde.

Die 25-Minuten-Regel hat einen weiteren Vorteil: sollte jemand einen Anschlusstermin haben, gewinnen sie 5 Minuten Zeit, um zum nächsten Meeting zu gehen. Damit sorgen Sie auch für mehr Pünktlichkeit. Auch in der aktuellen Situation, in der wir Meetings in Form von Videokonferenzen durchführen, kommt eine kleine 5-Minuten-Pause bis zur nächsten Videokonferenz sehr gelegen zum "durchatmen".   

Vereinbaren Sie für diesen festgesetzten 25-Minuten-Zeitraum klare Meeting-Regeln.

Meeting-Regeln vereinbaren

Dies kann zum Beispiel sein, dass die Agenda vorher verschickt wird, um sich auf den Inhalt vorzubereiten. Fragen können dann direkt im Meeting gestellt werden und nicht erst hinterher. Legen Sie Redezeiten fest: jeder Teilnehmer gibt kurz einen Statusüberblick über seine Arbeit. Sorgen Sie dafür, dass entsprechende "Meeting Minutes"  (= Meeting-Protokoll) im Anschluss an das Meeting bereitgestellt werden.   

Quick-Win 3: „Aussagekräftige Präsentationen“

„Wach bleiben!“ Mussten Sie sich das auch schon mehrfach sagen, wenn Sie bei einem Meeting gesessen haben, dass Sie durch eine endlose Aneinanderreihung von Folien regelrecht eingeschläfert hat?

Und woran konnten Sie sich hinterher noch erinnern?

Eigentlich nur an Ihre Müdigkeit und die Erleichterung, dass es endlich vorbei ist, oder?

Präsentationen sind das beliebteste Medium, um den anderen Teammitgliedern Arbeitsergebnisse oder Zwischenstände zu präsentieren. Sie und auch Ihre anderen Teammitglieder sollten das Team jedoch nicht einschläfern und vor allem keine Zeitverschwendung sein.

Setzen Sie auf aussagekräftige Präsentationen. Bringen Sie den Inhalt auf den Punkt. Und zwar nicht erst nach 25 Minuten, sondern direkt am Anfang Ihrer Präsentation. Sie müssen keine wissenschaftliche Herleitung Ihrer Ergebnisse vorführen. Ihr Team soll abgeholt und auf den neuesten Stand gebracht werden.

Fünf Tipps für effizientere und überzeugendere Präsentationen:

1. Halten Sie Präsentationen kurz und kommen Sie auf den Punkt.
2. Nutzen Sie aussagekräftige Titel und eine logische Reihenfolge.
3. Vermeiden Sie überladene Folien. Weniger ist Mehr!
4. Erzählen Sie eine Geschichte, um Ihr Publikum zu fesseln und Inhalte greifbar zu machen.
5. Binden Sie die Teilnehmer ein und lassen Sie Raum für Fragen und Diskussionen.

Quick-Win 4: „Verbindliche Kommunikationskanäle"

Wenn jeder Mitarbeiter kommuniziert, wie er es für richtig hält, ist das Chaos vorprogrammiert.

Ein Beispiel:

Herr Müller verschickt seine Arbeitsergebnisse per E-Mail an Frau Weber, die anderen Teamkollegen wurden nicht in Kopie gesetzt. Entweder wurden sie vergessen, oder es war Absicht. Das wissen wir nicht. Frau Weber bemerkt dies und schickt Herrn Müller schnell eine Kurznachricht mit einem Hinweis über den Messenger.

Diese liest Herr Müller aber nicht, da er nur sein E-Mail-Postfach geöffnet hat. Am nächsten morgen sitzt ein Mitglied desselben Teams, Frau Meier, bei einem Meeting mit der Nachbarabteilung und wird von dessen Leiter auf den aktuellen Arbeitsstand des Teams angesprochen. Leider kennt sie die Arbeitsergebnisse nicht.

Frau Meier schickt schnell eine SMS an Herrn Müller und fragt nach dem Ergebnis. Herr Müller hat sein Handy aus und bekommt von der SMS nichts mit. Frau Meier muss in dem Meeting nun leider zugeben: „Keine Ahnung“.

Das Problem: hier werden verschiedene Kommunikationskanäle verwendet.

Anhand dieses kleinen Beispiels sehen Sie, wie wichtig es ist, die Kommunikationskanäle verbindlich  festzulegen.

• Die effizienteste Art der Kommunikation ist sicherlich die von Angesicht zu Angesicht. Fördern Sie die persönliche Kommunikation. Ein Hin- und Her schicken von E-Mails zwischen Nachbarbüros hilft nicht, die Zusammenarbeit des Teams zu verbessern. Sind Teammitglieder im Homeoffice, hilft hier oftmals auch "das gute alte Telefon". 
• 
  
• Arbeitsergebnisse sollten zentral für alle Teammitglieder abgelegt werden (z.B. in einem gemeinsamen Ordner auf dem Abteilungsserver).
• 
  
• Vereinbaren Sie, dass dann an alle (!) Teammitglieder eine kurze Information (z.B. per E-Mail oder Messenger mit einem Link zum Datei-Ordner) verschickt wird. 
• 
  
• Legen Sie verbindlich fest, was wann und mit welchem Kommunikationskanal verteilt wird. Am besten erstellen Sie hierfür eine eindeutige Übersicht, die sie im nächsten Teammeeting den Teammitgliedern vorstellen und auch zukommen lassen.

Quick-Win 5: „Wir-Gefühl“

Feiern Sie Erfolge und stärken Sie das Wir-Gefühl. Erfolge, egal ob große oder kleine, verdienen Aufmerksamkeit. Sprechen Sie positive Ergebnisse an, stärken Sie die Motivation in Ihrem Team und fördern Sie eine offene Kommunikation.

Hierfür eigenen sich auch Ihre Statusmeetings. Loben Sie Ihr Team, wenn etwas sehr gut funktioniert hat, würdigen Sie auch kleine Meilensteine. Positive Verstärker wie Anerkennung, Dank oder ein kurzer Applaus schaffen eine wertschätzende Atmosphäre und erhöhen die Bereitschaft Ihres Teams, sich aktiv einzubringen.

Wer merkt, dass seine Leistung gesehen wird, teilt Ideen und Feedback offener. Und das bringt die Kommunikation im Team spürbar voran.

Positive Verstärker nutzen

 Beispiel

• Lob im Statusmeeting
• Gemeinsames Mittagessen
• Kaffeepausen
• After-Work-Drinks
• Sportliche Aktivitäten
• Workshops
• Teamausflüge

Weitere Möglichkeiten, die Kommunikation zu verbessern

Die oben vorgestellten 5 Quick-Wins sind nur eine kleine Auswahl von Möglichkeiten, die Sie haben, um die Kommunikation in Ihrem Team zu verbessern und für eine effizientere Zusammenarbeit zu sorgen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren? Benötigen Sie Unterstützung bei der Umsetzung? Haben Sie weitere Ideen?



Sprechen Sie mich gerne an!