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Wieso „Kommunikations-Quick-Wins“?

Manchmal können kleine Veränderungen schon viel bewirken. Hierzu dienen sogenannte Quick-Wins. Dies sind schnelle („quick“) Erfolge („wins“), die sofort umsetzbar sind und dadurch in kurzer Zeit schon viel ausrichten können. Der Vorteil: ohne großen Aufwand können Sie hier schon große Effekte erzielen.

Lassen Sie uns konkret werden.

Ihre Mitarbeiter arbeiten in einem Team. Hier treffen zwangsläufig unterschiedliche Menschen mit verschiedenen Meinungen, Ansichten, Arbeitsweisen und Erfahrungen aufeinander. Nur weil man diese Menschen zusammenwürfelt und zu einem Team erklärt, wird daraus nicht automatisch ein erfolgreiches Team.

Was wir im Privaten beherzigen, muss auch im beruflichen Umfeld beherzigt werden: Reden hilft!

Um erfolgreich im Team arbeiten zu können, ist eine erfolgreiche Kommunikation eine notwendige Voraussetzung. Da dies jedoch nicht automatisch und von allein funktioniert, stelle ich Ihnen hier 5 Tipps für eine bessere Kommunikation in Ihrem Team vor.

Diese können Sie einfach, kurzfristig und ohne große Kosten umsetzen. Ein weiterer Vorteil: wenn Sie merken, dass sie in Ihrem Fall nicht helfen, können sie sie auch schnell wieder rückgängig machen.  

Im Folgenden stelle ich Ihnen 5 „Kommunikations-Quick-Wins“ vor.

Tipp 1: Quick-Win „Statusmeetings durchführen“

Transparenz ist wichtig! Der gegenwärtige Arbeitsstand und aktuelle Planungen sollten immer allen Teammitgliedern bekannt sein bzw. auf Nachfrage kommuniziert werden können. Diese Transparenz erreichen Sie, indem Sie Ihr Team regelmäßig kurz zum Status ihrer Themen berichten lassen.

Relevant sind:

• was bisher erreicht wurde,
• was als nächstes erledigt wird
• und was ggf. im Wege steht.

Dadurch erhält jedes Teammitglied schnell einen Überblick. Aufgaben und Punkte, die sich aus diesen Meetings ergeben, sollten im Nachgang angegangen werden. Hier am besten schon direkt im Meeting die Verantwortlichkeiten zuordnen. Oft fallen diese Themen sonst schnell unter den Tisch.   

Diese Statusmeetings können täglich, wöchentlich, monatlich angesetzt werden. Der zeitliche Abstand dieser Regelmeetings ist davon abhängig, wie viel inhaltlich tatsächlich berichtet werden kann. In einem schnelllebigen Business kann jeden Morgen ein kurzer 5-Minuten-Überblick für das Team sehr hilfreich sein. In Abhängigkeit von den Themen können auch Kombinationen sinnvoll sein (z.B. an jedem Morgen ein kurzes 5-Minuten-Meeting und an jedem Mittwoch ein ausführlicheres ein 25-Minuten-Meeting).

Statusmeetings sollten zur Routine werden!

• Setzen Sie feste Tage, Uhrzeiten und die Dauer fest.
• Vermeiden Sie Änderungen und Absagen dieser Meetings, soweit dies nicht unbedingt (!) notwendig ist.
• Auch während Urlaubsabwesenheiten können diese Meetings stattfinden, dann in kleinerer Runde mit den Teammitgliedern, die nicht im Urlaub sind.
• Schaffen Sie dadurch Regelmäßigkeit!   

Hierbei spielt es keine Rolle, ob diese Meetings aufgrund der aktuellen Rahmenbedingungen online per Videokonferenzsystem oder in Präsenz vor Ort stattfinden. Möglich sind auch hybride Varianten, in denen ein Teil des Teams vor Ort ist und ein anderer Teil des Teams digital hinzu geschaltet wird. 

Für diese Statusmeetings benötigen Sie keine große Vorbereitung. Sie können diese Meetings kurz verbal in Stand-up-Form durchführen. Probieren Sie hier doch zum Beispiel mal ein Kanban Board aus, mit dem die verschiedenen Aufgaben schnell und einfach visualisiert werden können.

Eine kostenlose pdf-Vorlage zum herunterladen habe ich Ihnen hier beigefügt. Möchten Sie diese Folie gerne als bearbeitbare PowerPoint Folie, schreiben Sie mir einfach eine Nachricht. Ich sende Sie Ihnen die Folie dann gerne zu (info@zeitz-consulting.de).

Für digitale Meetings gibt es auch digitale Tools, in denen Sie mit einen Kanban Board arbeiten können. Ein schönes Beispiel ist Trello.

Kleiner Exkurs zum Kanban Board:

Ursprünglich stammt das Kanban Board aus der Produktionssteuerung des japanischen Autoherstellers Toyota. Der Begriff „Kanban“ stammt somit aus dem Japanischen und bedeutet Karte, Tafel oder Beleg. Spalten (von links nach rechts) zeigen den jeweiligen Arbeitsstand an: To Do (die Bearbeitung steht noch an), in Progress (in Bearbeitung), Done (erledigte Aufgaben). Kanban-Karten helfen, den Fluss der Arbeit zu visualisieren, indem sie je nach Arbeitsstand von links nach rechts in die entsprechenden Spalten verschoben werden.

Abbildung: Beispiel für ein Kanban Board

Tipp 2: Quick-Win „Maximal 25-Minuten-Meetings durchführen“

Niemand soll von seiner Arbeit abgehalten werden, wenn es nicht notwendig ist. Reduzieren Sie die Dauer Ihrer Statusmeetings auf maximal 25 Minuten. Probieren Sie es aus!

Dies hat den Vorteil, dass alle Teilnehmer schnell zum Punkt kommen müssen. Ist ein Meeting für 60 Minuten angesetzt, werden auch 60 Minuten gefüllt. Ich kenne kaum ein Meeting, welches schon vorzeitig nach der halben Zeit beendet wurde.

Die 25-Minuten-Regel hat einen weiteren Vorteil: sollte jemand einen Anschlusstermin haben, gewinnen sie 5 Minuten Zeit, um zum nächsten Meeting zu gehen. Damit sorgen Sie auch für mehr Pünktlichkeit. Auch in der aktuellen Situation, in der wir Meetings in Form von Videokonferenzen durchführen, kommt eine kleine 5-Minuten-Pause bis zur nächsten Videokonferenz sehr gelegen zum "durchatmen".   

Vereinbaren Sie für diesen festgesetzten 25-Minuten-Zeitraum klare Meeting-Regeln. Dies kann zum Beispiel sein, dass die Agenda vorher verschickt wird, um sich auf den Inhalt vorzubereiten. Fragen können dann direkt im Meeting gestellt werden und nicht erst hinterher. Legen Sie Redezeiten fest: jeder Teilnehmer gibt kurz einen Statusüberblick über seine Arbeit. Sorgen Sie dafür, dass entsprechende Meeting Minutes (ein Meeting-Protokoll) im Anschluss an das Meeting bereitgestellt werden.   

Tipp 3: Quick-Win „Aussagekräftige Präsentationen erstellen“

„Wach bleiben!“

Mussten Sie sich das auch schon mehrfach sagen, wenn Sie bei einem Meeting gesessen haben, dass Sie durch eine endlose Aneinanderreihung von Folien regelrecht eingeschläfert hat?

Und woran konnten Sie sich hinterher noch erinnern?

Eigentlich nur an Ihre Müdigkeit und die Erleichterung, dass es endlich vorbei ist, oder?

Präsentationen sind das beliebteste Medium, um den anderen Teammitgliedern Arbeitsergebnisse oder Zwischenstände zu präsentieren. Sie sollten jedoch das Team nicht einschläfern und vor allem keine Zeitverschwendung sein.

Setzen Sie auf aussagekräftige Präsentationen. Bringen Sie den Inhalt auf den Punkt. Und zwar nicht erst nach 25 Minuten, sondern direkt am Anfang der Präsentation.

Kommen Sie sofort auf den Punkt, sie müssen keine wissenschaftliche Herleitung Ihrer Ergebnisse vorführen. Das Team soll abgeholt werden, kurz und knapp auf den Stand der Dinge gebracht werden.

• Planen Sie 2-3 Minuten pro Folie ein.
• Überschreiten Sie keine 20 Minuten Präsentationsdauer (das schläfert ein!).
• Arbeiten Sie mit aussagekräftigen Titeln und strukturierten Inhalten.
• Vermeiden Sie es, Folien zu überladen.
• Planen Sie Zeit für Fragen und Diskussionen ein.     

Tipp 4: Quick-Win „Verbindliche Kommunikationskanäle festlegen“

Wenn jeder Mitarbeiter kommuniziert, wie er es für richtig hält, ist das Chaos vorprogrammiert.

Ein Beispiel:

Herr Müller verschickt seine Arbeitsergebnisse per E-Mail an Frau Weber, die anderen Teamkollegen wurden nicht in Kopie gesetzt. Entweder wurden sie vergessen, oder es war Absicht. Das wissen wir nicht. Frau Weber bemerkt dies und schickt Herrn Müller schnell eine Kurznachricht mit einem Hinweis über den Messenger. Diese liest Herr Müller aber nicht, da er nur sein E-Mail-Postfach geöffnet hat. An nächsten morgen sitzt ein Mitglied desselben Teams, Frau Meier, bei einem Meeting mit der Nachbarabteilung und wird von dessen Leiter auf den aktuellen Arbeitsstand des Teams angesprochen. Leider kennt sie die Arbeitsergebnisse nicht. Frau Meier schickt schnell eine SMS an Herrn Müller und fragt nach dem Ergebnis. Herr Müller hat sein Handy aus und bekommt von der SMS nichts mit. Frau Meier muss in dem Meeting nun leider zugeben: „Keine Ahnung“.

Das Problem: es werden verschiedene Kommunikationskanäle verwendet.

Anhand dieses kleinen Beispiels sehen Sie, wie wichtig es ist, die Kommunikationskanäle verbindlich (!) festzulegen.

• Die effizienteste Art der Kommunikation ist sicherlich die von Angesicht zu Angesicht. Fördern Sie die persönliche Kommunikation. Ein Hin- und Her schicken von E-Mails zwischen Nachbarbüros hilft nicht, die Zusammenarbeit des Teams zu verbessern. Bis wir alle wieder physisch an einem Ort arbeiten können, hilft hier oftmals auch "das gute alte Telefon". 
• Arbeitsergebnisse sollten zentral für alle Teammitglieder abgelegt werden (z.B. in einem gemeinsamen Ordner auf dem Abteilungsserver).
• Vereinbaren Sie, dass dann an alle (!) Teammitglieder eine kurze Information (z.B. per E-Mail oder Messenger mit einem Link zum Datei-Ordner) verschickt wird. 
• Legen Sie verbindlich fest, was wann und mit welchem Kommunikationskanal verteilt wird. Am besten erstellen Sie hierfür eine eindeutige Übersicht, die sie im nächsten Teammeeting den Teammitgliedern vorstellen und auch zukommen lassen.

Tipp 5: Quick-Win „Digitale Tools nutzen“

Möchte man die Kommunikation im Team verbessern hat es deutliche Vorteile, wenn alle Mitarbeiter räumlich zusammen sitzen, sei es in einem gemeinsamen Raum oder zentral in nah beieinander liegenden Büros. Schwieriger wird es schon, wenn Arbeitsplätze dezentral verteilt sind, Teammitglieder räumlich voneinander getrennt agieren, teilweise im HomeOffice sind oder sogar Terminprobleme aufgrund unterschiedlicher Zeitzonen entstehen.

Hier kommen sogenannte „Kooperations-Tools“ ins Spiel. Diese digitalen Werkzeuge („Tools“) bieten vielseitige Möglichkeiten, die Zusammenarbeit auch orts- und zeitunabhängig zu verbessern.

Viele dieser Tools sind kostenlos, bei kostenpflichtigen Optionen gibt es zumeist eine kostenfreie Testphase. Hinzu kommt, dass sie in der Regel einfach in der Anwendung sind, also eine schnelle Lösung, ein „Quick-Win“, sein können.

Probieren Sie es aus!   

Transparente Arbeitsprozesse durch Trello:

Im Rahmen des ersten Quick-Wins „Statusmeetings“ habe ich Sie bereits auf das Kanban Board hingewiesen, dass eine einfache Methode ist, um einen Arbeitsprozess abzubilden und ihn innerhalb des Teams zu kommunizieren. In der digitalen Variante gibt es hier auch verschiedene Tools, die Sie dabei unterstützen können.

Mit persönlich gefällt das Tool Trello sehr gut.

Hier wird mit der Spaltenlogik des Kanban Boards gearbeitet (To Do, in Bearbeitung, Erledigt). Aufgabenpakete und Themen können einfach verschoben, priorisiert, und auch einzelnen Teammitgliedern zugeordnet werden. Mehrere Teammitglieder können gleichzeitig an einem Board arbeiten und trotzdem bleibt es durch die unterschiedlichen Listen übersichtlich.

Für jedes Teammitglied ist somit jederzeit nachvollziehbar, wer wann was macht und wie der aktuelle Stand der Themen ist. Trello kann im Browser und auf iOS- oder Android-Geräten verwendet werden. Es gibt eine kostenlose Version, in der bis 10 Trello Boards angelegt werden können. Nach einer Anmeldung mit Ihrer E-Mail-Adresse können Sie direkt starten.     

Unkomplizierte Teamkommunikation mit Slack:

Eine schnelle und einfache Methode, die Kommunikation in Ihrem Team zu verbessern ist die Nutzung eines Chatprogramms. Nutzen Sie beispielsweise E-Mails für die Kommunikation nach außen und verwenden Sie intern einen Messenger, zum Beispiel Slack.

Anstelle eines einzigen überfüllten E-Mail-Postfachs können sich Teams in hierfür angelegten Chatkanälen („Channels“) austauschen. In diesen speziellen Bereichen können Informationen, Links und Dokumente geteilt und über eine Suchfunktion gefunden werden. Hierdurch kann die Zusammenarbeit schnell vereinfacht werden, da alle notwendigen Informationen zentral vorhanden sind und von allen Teammitgliedern des Channels eingesehen werden können.

Auch Audio- und Video-Anrufe zwischen Teammitgliedern sind möglich.

Slack kann im Browser, auf iOS- oder Android-Geräten verwendet werden. Es gibt eine kostenlose Variante (mit einigen Einschränkungen).

Vorschlag:

Probieren Sie es doch einfach mit einer kleinen „Testgruppe“ aus und schauen Sie, ob dies eine Möglichkeit für Ihr Unternehmen sein kann, die Kommunikation in ihren Teams schnell und kostengünstig zu verbessern!

Wie im vorherigen Quick-Win „Verbindliche Kommunikationskanäle festlegen“ bereits erwähnt, sollten bei der Einführung eines Messengers unbedingt Regeln vereinbart werden. Diese Regeln gelten dann für alle. Regeln können beispielsweise sein, dass E-Mails ausschließlich für die Kommunikation nach außen genutzt werden und intern alles über den Messenger läuft. Legen Sie zudem im Messenger direkt die entsprechenden Gruppen (Teams) mit ihren jeweiligen Channels an. Um ein Chaos an Dokumenten von vornherein zu vermeiden, sollten Sie auch festlegen, wo künftig Dokumente abgelegt werden, zum Beispiel in einem gemeinsamen Ordner auf dem Server.

Die Liste möglicher digitaler Tools kann fast endlos fortgeführt werden. Ich habe hier zwei Tools ausgewählt, die mir persönlich gefallen haben.

Egal, wofür Sie sich letztendlich entscheiden:

• Führen Sie Ihre Mitarbeiter an diese Themen heran.
• Überzeugen Sie sie von dem Nutzen des verwendeten Tools.
• Zeigen Sie ihnen, wie man mit dem Tool arbeiten kann.
• Machen Sie sie mit den Funktionen vertraut.
• Lassen Sie sie es ausprobieren.

Bauen Sie durch diese Sicherheit im Umgang schnell Vorbehalte und Hürden ab!

Es geht noch viel mehr…

Die oben vorgestellten 5 Quick-Wins sind nur eine Auswahl von Möglichkeiten, die Sie haben, um die Kommunikation in Ihrem Team zu verbessern und für eine effizientere Zusammenarbeit zu sorgen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren? Benötigen Sie Unterstützung bei der Umsetzung? Haben Sie weitere Ideen?

Sprechen Sie mich an!